事業者について

個人情報の取り扱いに責任を持つ事業者は飯田和輝（屋号：KWS、所在地：埼玉県熊谷市）です。所在地の詳細は、ご請求に応じて遅滞なく開示します。

取得する情報と利用目的

お問い合わせやお取引に際して、お名前、メールアドレス、電話番号、ご相談内容、契約・請求に必要な情報を取得します。これらは次の目的に必要な範囲で利用します。

  • お問い合わせへの回答、打ち合わせ、見積もりのご案内
  • 契約の締結、制作・支援業務の提供、保守・アフターサポート
  • 請求、入金確認、会計・税務など法令に基づく手続き
  • 不正利用への対応、サービスやサイトの改善

利用目的を超えて取り扱う場合は、法令で認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。

打ち合わせの記録とAI・外部サービスの利用

KWSでは、ご相談や打ち合わせの内容を確認し、継続して適切に対応するため、音声を録音し、文字起こしや議事録・要約を作成することがあります。氏名、所属、連絡先、ご相談・ご発言の内容、合意事項、対応履歴などを、次の目的で利用します。

  • 打ち合わせ内容の記録、議事録・要約の作成、合意事項の確認
  • ご依頼事項、対応履歴、業務の進捗の管理および必要なご連絡
  • ご相談に応じた提案、制作・支援業務の遂行、継続的な顧客対応

これらの処理には、Zoom、ChatGPT、Codexなどの外部サービスを利用することがあります。また、録音データ、文字起こし原文、議事録・要約、対応履歴などを、業務用端末やクラウド上の顧客管理・ファイル管理サービスで保存・管理することがあります。外部サービスの利用に伴い、情報が国外で処理・保存される場合があります。

ChatGPTは、入力内容をAIモデルの学習に利用しない設定で使用しています。外部サービスへの入力・保存は、上記の利用目的に必要な範囲で行います。

記録は、上記の目的に必要な期間保管します。利用の必要がなくなった情報は、法令上の保存義務や契約上の対応に必要な場合を除き、削除または廃棄します。

録音・文字起こし・外部AIの利用に関するご相談や、記録の取扱いについてのご要望は、KWS個人情報お問い合わせ窓口（info@kws-ent.com）までご連絡ください。開示・訂正・利用停止等のご請求には、本ポリシーに定める手続きに従って対応します。

安全管理

個人情報へのアクセスを業務上必要な範囲に限定し、アカウントの認証情報や利用端末を適切に管理するなど、漏えい・紛失・不正アクセスを防ぐための措置を講じます。取り扱いを外部に委託する場合は、委託先の安全管理を確認し、必要な監督を行います。安全管理措置についてのお問い合わせは、下記窓口で受け付けます。

第三者への提供と業務委託

法令に基づく場合などを除き、あらかじめご本人の同意を得ずに個人情報を第三者へ提供しません。利用目的の達成に必要な範囲で、議事録の作成、顧客情報・業務ファイルの保存と管理、メール送信などの業務に外部サービスを利用し、その取扱いを委託することがあります。

主な外部サービスと国外での取扱い

主な外部サービスについて、利用目的、取り扱う情報、サービス提供・データ処理に関わる主な事業者の所在国、および処理・保存地域を以下に示します。事業者の所在国とデータの保存先は同じとは限りません。また、日本での保存や実行の設定があるサービスでも、運用・サポート・配信等のために国外で情報が取り扱われる場合があります。

  • ChatGPT / Codex

    主な提供・処理事業者（所在国）
    OpenAI OpCo, LLC（米国）
    用途・取り扱う情報
    文字起こしや業務資料の整理・要約、業務支援。入力した面談記録、相談内容、顧客情報等。
    処理・保存地域
    米国のほか、同社の関係会社・委託先等が所在する国で処理・保存される場合があります。日本国内だけでの処理・保存には限定されません。

  • Zoom

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Zoom Communications, Inc.（米国）および関係会社
    用途・取り扱う情報
    オンライン面談、利用する機能に応じた録音・文字起こし・要約。音声・映像、発言内容、参加者情報等。
    処理・保存地域
    米国その他の国で取り扱われる場合があります。会議中の通信処理、録音の保存、AIによる処理では取扱地域が異なり、利用機能・設定や委託先に応じて変わります。

  • Supabase

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Supabase Pte. Ltd.（シンガポール）。米国のSupabase, Inc.も運用・サポートに関与。
    用途・取り扱う情報
    顧客管理用データベース、認証、資料の保存。顧客情報、面談記録・要約、業務資料、ログインに必要な情報等。
    処理・保存地域
    顧客管理用データベース等の保存地域は日本（東京）です。運用・サポート、ログ、配信等に伴い、国外で処理される場合があります。

  • Vercel

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Vercel Inc.（米国）
    用途・取り扱う情報
    顧客管理画面の提供とリクエスト処理。画面表示や操作に必要な顧客情報・面談記録等、アクセス情報。
    処理・保存地域
    顧客管理システムのFunctions実行地域は日本（東京）の設定です。配信ネットワーク、ログ、運用等では米国その他の国で情報が取り扱われる場合があります。

  • Microsoft OneDrive

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Microsoft（Microsoft Corporation〔米国〕および関係会社）
    用途・取り扱う情報
    業務ファイルの保存・同期。文字起こし原文、議事録・要約、業務資料等。
    処理・保存地域
    OneDriveのファイル保存地域は日本です。認証、運用・サポート等に伴い、国外で情報が処理される場合があります。

  • Cloudflare

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Cloudflare, Inc.（米国）
    用途・取り扱う情報
    公式サイトの配信・保護、お問い合わせ処理等。IPアドレス、閲覧リクエスト、お問い合わせ送信内容等。
    処理・保存地域
    米国・欧州経済領域（EEA）等での保存や、世界各地のネットワーク・運用拠点での取扱いがあります。

  • Resend

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Plus Five Five, Inc.（米国）
    用途・取り扱う情報
    お問い合わせの通知・受付メールの送信。宛先、氏名、メールアドレス、お問い合わせ本文等。
    処理・保存地域
    米国で処理されます。関連する取扱いは、同社の委託先等でも行われる場合があります。

  • Google Analytics

    主な提供・処理事業者（所在国）
    Google LLC（米国）
    用途・取り扱う情報
    公式サイトの利用状況の把握と改善。Cookie等の識別子、閲覧ページ、端末・ブラウザ情報、操作・利用状況等。
    処理・保存地域
    米国を含む世界各地の設備で処理される場合があります。

処理・保存地域は、取り扱う情報の種類、利用機能、提供事業者の関係会社・委託先等によって異なります。単一の国・地域に固定されない取扱いについては、上記の各社公式情報もあわせてご確認ください。

国外での個人データの取扱いについては、適用される法令に従い、必要な情報提供、同意の取得その他の手続きを行います。取扱国や安全管理措置に関するお問い合わせは、下記窓口で受け付けます。

メール送信サービス

お問い合わせの通知および受付メールの送信にはResendを利用します。メールの宛先や本文など、送信に必要な情報が同サービスで処理されます。外部サービスでは国外で情報が取り扱われる場合があります。詳細はResendのプライバシーポリシーをご確認ください。

アクセス解析とCookie

当サイトでは、利用状況の把握と改善のためにGoogle Analyticsを利用します。Cookie等を通じて、閲覧ページ、端末・ブラウザに関する情報、サイト内での操作などがGoogleに送信されます。

Googleによる情報の取り扱いは、Googleのサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報の使用についてをご確認ください。Cookieはブラウザの設定で制限できます。また、Google Analyticsオプトアウトアドオンを利用して計測を無効にできます。

保管期間と削除

お問い合わせ情報は、回答や継続対応に必要な期間に限って保管します。契約・請求に関する記録は、法令上の保存義務や契約上の対応に必要な期間保管します。利用の必要がなくなった情報は、法令により保存が必要な場合を除き、適切な方法で削除または廃棄します。

開示・訂正・利用停止等のご請求

保有する個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止などをご希望の場合は、下記窓口へご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、法令に従って対応します。ご希望に沿えない場合には、その理由をご説明します。

お問い合わせ窓口

KWS 個人情報お問い合わせ窓口
メール：info@kws-ent.com

フォームからも、個人情報に関するご請求や苦情・ご相談を受け付けています。

お問い合わせへ

本ポリシーの変更

法令やサービス内容の変更等に応じて見直し、変更後の内容は当サイトでお知らせします。法令上、ご本人の同意や通知が必要な変更は、必要な手続きを行います。

最終改定日：